Het huishoudelijk reglement vormt het handvest van de vereniging. Het regelt haar specifieke behoeften, haar functioneren en haar werkzaamheid. Het wordt opgesteld en gewijzigd door de raad van bestuur. Het is ondergeschikt aan de statuten.

Voorafgaand :

Het is verstaan dat de computerbestanden waaruit de site bestaat, met de domeinnamen "memoire-du-cyclisme.com" en " memoire-du-cyclisme.net ", de naam van de internetsite " Mémoire du cyclisme " ter beschikking staan van de vereniging gedurende haar duur, maar het exclusieve eigendom zijn van MAGNIER Dominique, schepper en webmaster van de site.
In het geval van ontbinding van de vereniging, aftreden of elke andere grond, staat het hem vrij ze naar believen te gebruiken.


1) Samenstelling van de vereniging en de contributies :

          11 - Categoriën :

Lid van de vereniging kunnen natuurlijke personen of rechtspersonen zijn. Zoals vermeld in de statuten, bestaan er drie categoriën van leden binnen de vereniging.

- Ereleden zijn vrijgesteld van contributie. De raad van bestuur kan voorstellen bepaalde personen erelid te laten worden, hetzij vanwege hun belangrijke verdiensten voor de vereniging, hetzij vanwege hun prestige in de wieler- of archivistenwereld en het belang dat zij dragen voor onze vereniging en haar internetsite. Zij zijn welkom op de algemene ledenvergadering.
Echter, wanneer zij willen deelnemen aan het verenigingsleven, dienen zij de sympathisantencontributie af te dragen.

- De begunstigers zijn leden die, door hun aanzienlijker financiële deelname, de vereniging steunen om zich blijvend te vestigen. Zij nemen volop deel aan het verenigingsleven, dat wil zeggen dat zij met name stemgerechtigd zijn bij ledenvergaderingen, kandidaat kunnen zijn voor de raad van bestuur, profiteren van alle diensten van de vereniging… etc.
Het entreegeld, eenmalig te betalen bij aanmelding, is vastgesteld op 30 euro. De jaarlijkse contributie bedraagt 20 euro.

- De sympathisanten zijn zij die de vereniging wensen te steunen en profiteren van haar diensten. Zij nemen deel aan het verenigingsleven.
De jaarlijkse contributie is vastgesteld op 15 euro.

De bijgewerkte lijst met leden in elke categorie wordt verspreid in ieder informatiebulletin van de vereniging.

          12 - Ledenkaart :

Een ledenkaart per categorie, op naam en genummerd zal worden verstrekt aan alle leden die hun eerste aanmelding verlengen.

          13 - Opzegging :

Elk lid kan op ieder moment opzeggen door een gewone e-mail te sturen aan de voorzitter van de vereniging. Men wordt er aan herinnerd dat in geen enkel geval de gehele of gedeeltelijke contributie of het entreegeld wordt teruggestort.

          14 - Onderhandse giften :
Als aangemelde vereniging, is Mémoire du cyclisme gerechtigd om onderhandse giften te ontvangen (contant, cheque…) van sympathisanten die ons willen steunen zonder lid te worden.

          15 - Wijzen van lid worden :

Om lid te worden van de vereniging " Mémoire du cyclisme ", is het verplicht om het online aanmeldformulier in te vullen op het adres : http://www.memoire-du-cyclisme.net/association/form_adhesion.php
Natuurlijke personen moeten hun naam, voornaam, leeftijd, nationaliteit, postadres en emailadres invullen, de categorie waarin men wenst lid te worden en eventueel de naam en voornaam van de aanbrenger.

De statuten en het huishoudelijk reglement komen voor op het inschrijfformulier. Het toekomstige lid zal moeten vermelden dat hij hiervan goed kennis heeft genomen en daar zonder voorbehoud mee instemt.
In het geval van elektronische problemen met het online formulier, kan de geïnteresseerde een email sturen naar de voorzitter van de vereniging die dezelfde verplichte gegevens bevat. Hij zal bovendien nauwkeurig aangeven dat hij goed kennis heeft genomen van de statuten en het huishoudelijk reglement en daar zonder voorbehoud mee instemt.
Facultatieve vragen kunnen evenzeer worden toegevoegd aan het formulier, om het voor het bureau mogelijk te maken de leden beter te leren kennen.

Het bureau zal in zijn ontvangstbevestiging van de aanvraag voor toelating, zijn toestemming of weigering doen kennen.

Bij goedkeuring door het bureau wordt het lid uitgenodigd om het bedrag van zijn contributie en eventueel van zijn entreegeld over te maken door middel van een overschrijving of cheque voor de Franse leden, door middel van een overschrijving voor de buitenlandse leden (bankgegevens in appendix 1).

Bij ontvangst van de contributie wordt de geïnteresseerde lid van de vereniging en ontvangt een email die de statuten, het huishoudelijk reglement en alle inlichtingen, wachtwoord…etc. bevat die het hem mogelijk maken om direct gebruik te maken van de diensten van de vereniging.


2) Diensten van de vereniging :

Voor het moment achten wij het niet wenselijk om de toegang tot bepaalde delen van de site af te sluiten voor niet-leden van de vereniging. Evenwel behoudt "Mémoire du cyclisme" zich het recht voor om sommige delen te beperken tot de leden van de vereniging.

          21 – Plannen voor diensten van de vereniging (Nota : deze plannen kunnen alleen worden gerealiseerd bij gebleken succes van de vereniging) :

- Om z’n minst maandelijkse verlenging van de hosting van de internetsite op een “eigen” server die wij uit noodzaak hebben gehuurd, of beter, het huren van een nog krachtiger eigen server,
- Afschaffen van alle reclame op de site.

Voor de leden:
- Mogelijk gereserveerde toegang tot bepaalde delen van de site.
- Quiz op de site met prijzen
- Abonnement op “foto-service” en berichten van AFP die het mogelijk maken kwaliteitsnieuws te brengen,
- Oprichting van een bibliotheek met wielerarchieven (besprekingen, jaaroverzichten, boeken…) met de mogelijkheid voor leden om de documenten te raadplegen (gratis of betaalde verzending per post naar gelang de financiële mogelijkheden van de vereniging)
- Koop en verkoop van wielerproducten en –kleding met het mémoire du cyclisme-logo (petjes, t-shirts, wielertruien…)
…andere activiteiten kunnen tegemoet worden gezien !

          22 - Vertrouwelijkheid :

Alle leden wordt gevraagd om hun toegangscodes niet mede te delen aan personen die niet zijn aangesloten bij de vereniging. Deze praktijk zou tegen hun belang ingaan en zou het voortbestaan van de vereniging schaden. Bovendien zal het aantal leden van belang zijn en beter de prestaties en de diensten van de internetsite en de vereniging.
Elk lid heeft een persoonlijke toegangscode die regelmatig zal worden veranderd. Mémoire du cyclisme behoudt zich het recht voor technische middelen in te zetten om fraudeurs af te remmen. Het mededelen van toegangscodes kan een reden voor schrapping zijn (artikel 9).

          23- Beveiliging en bereikbaarheid van de internetsite :

Wat de beveiliging en bereikbaarheid van de internetsite van de vereniging betreft, zijn de door “ hackers “ en “piraten “ gebruikte technieken dusdanig dat geen enkele bescherming volledig betrouwbaar is. Daarnaast is geen enkele zaak of netwerk veilig voor pech. Bijgevolg zal geen enkel lid van de vereniging de webmaster, het bureau of de raad van bestuur aansprakelijk kunnen stellen als de site voor langere of kortere tijd moet worden gesloten vanwege deze problemen.

3) Gebruik van elektronische middelen :

Vanwege de grote geografische verspreiding van de leden van de vereniging, kunnen de organisatie en het verloop van de algemene ledenvergaderingen, zittingen van het bureau en de raad van bestuur een beroep doen, geheel of gedeeltelijk, op elektronische middelen, met name waar het betreft de aankondiging van de vergadering of de zitting, de verspreiding van kandidaturen voor de raad van bestuur, de overleggen, het verloop van het stemmen, de besluitvorming, de vaststelling en de publicatie van de genomen besluiten, de aankondiging van uitkomsten. Identificatiemiddelen zullen worden toegepast door het bureau om zich te verzekeren van de identiteit van de leden.

4) Handelingsmiddelen van de vereniging :

Alle aan het verenigingsbureau door zijn leden toevertrouwde persoonlijke gegevens blijven strikt vertrouwelijk en worden in geen enkel geval aan derden medegedeeld. De site " Mémoire du cyclisme " is aangemeld bij de Commission nationale Informatique et Libertés (C.N.I.L).

De emailadressen en postadressen van de leden van het bureau, het adres van de statutaire zetel, de bankgegevens van de vereniging zijn opgenomen in appendix 1 van dit reglement.

De bureau zal met alle leden kunnen comminiceren via hun post- of emailadres, hetzij individueel, hetzij collectief door middel van het informatiebulletin. Elk lid wordt automatisch ingeschreven op de verzendlijst van dat bulletin.
Het informatiebulletin zal ten minste één maal per maand worden verspreid onder alle leden. Indien noodzakelijk zal het bureau tussentijdse bulletins kunnen versturen.

In het geval van een wijziging van het email- of postadres, dient het lid het bureau hierover in te lichten.
Een gedeelte van de site, genaamd " L'Association " zal raadpleegbaar zijn online.

Het meest recente maandelijkse of tussentijdse informatiebulletin zal er worden getoond net zoals de overige nuttige inlichtingen of die betrekking hebben op het beheer van de vereniging door de raad en het bureau.

Het bureau kan ook zekere stemhandelingen organiseren bij correspondentie of opiniepeilingen op dit gedeelte van de site.


5) Raad van bestuur :

          51 - Samenstelling :

De leden van rechtswege zijn :
- dhr. MAGNIER Dominique, schepper in 1997 en webmaster van de internetsite " Mémoire du cyclisme ", lid van rechtswege,
- dhr. PICQ Pierre, adjunctredacteur, lid van rechtswege,
- dhr. ZINGONI Philippe, medewerker, lid van rechtswege,
- dhr. HAFFREINGUE Hervé, medewerker, lid van rechtswege,
- dhr. DEBREILLY Maxime, oprichter, lid van rechtswege.

Er zijn maximaal 5 gekozen leden :
- dhr. BEOUTIS Didier, membre élu le 20 novembre 2003.

          52 - Bevoegdheden :

De bevoegdheden van de raad zien op het goed kunnen functioneren van de vereniging.
Hij verzekert de uitvoering van besluiten van de ledenvergadering, bereidt de begroting voor, doet de convocaten voor de gewone en bijzondere algemene ledenvergadering uitgaan en stelt hun agenda’s vast.
De raad neemt alle belangrijke besluiten over de financiële, juridische en materiële plannen. Zij regelt en past het huishoudelijk reglement van de vereniging aan.

          53 - Vergaderingen :

De oproepen en besluiten van de raad van bestuur worden medegedeeld door middel van het informatiebulletin en ter inzage gegeven op de site in het gedeelte genaamd " L'Association ".
Voor elke oproep zal de voorzitter een emailbericht versturen aan elk raadslid met de reden voor de oproep, de datum en het tijdstip en de plaats of elektronisch middel. De leden van de raad moeten de ontvangst hiervan bevestigen en hun deelname of afwezigheid met opgaaf van reden bevestigen.

De mogelijke stemmingen binnen de raad vinden online plaats of door middel van handopsteken bij een fysieke bijeenkomst.

          54 - Verkiezingen :
Ten minste 15 dagen voor de algemene ledenvergadering, in het geval van verkiezingen onder de omstandigheden voorzien door de statuten, doen de kandidaten voor de raad van bestuur zich kennen bij het bureau. Zij zullen de noodzakelijke gegevens over de burgerlijke staat op verzoek verstrekken. De kandidatenlijst zal naar buiten worden gebracht op het informatiebulletin en op de site in het gedeelte " association ". Zij worden verkozen met een gewone meerderheid van de uitgebrachte stembiljetten.

6) Bureau :

Het verenigingsbureau verzorgt de permanente bereikbaarheid van de vereniging. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester zijn bereikbaar per reguliere post of per email zoals aangegeven in appendix 1 van het reglement, in het informatiebulletin of op de internetsite.

De bureau beheert de lopende zaken van de vereniging en past de besluiten toe van zijn raad van bestuur of zijn ledenvergaderingen.

Voorzitter :
De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging van rechtswege. Hij is de eerste onder de bestuursleden.
Hij bezit de bevoegdheid om de raad van bestuur en de algemene ledenvergaderingen die hij voorzit bijeen te roepen.
De voorzitter ondertekent contracten en kan uit naam van de vereniging in rechte optreden. Hij heeft een volmacht van de raad van bestuur om de lopende zaken van de administratie van de vereniging te verwezenlijken.

Secretaris :
Hij is belast met het bijhouden van het ledenbestand van de vereniging, de overleggen van de ledenvergadering en de overleggen van de raad van bestuur.
Hij schrijft de processen-verbaal van de ledenvergaderingen, verstuurt de convocaten, brengt de vereiste wettelijke formaliteiten ten uitvoer voor de totstandbrenging van de vereniging, de wijziging van de statuten of de wijziging van het besturend personeel.

Penningmeester :
Hij is belast met het eigendom van de vereniging. Hij int in die hoedanigheid de contributies, voert de betalingen uit, ontvangt de geldsommen verschuldigd aan de vereniging. Hij houdt een boekhouding bij die regelmatig wordt gecontroleerd door de raad van bestuur.
Aan het einde van elke boekjaar maakt hij de balans op en de inventaris van het afgelopen jaar, raamt de begroting van het volgende jaar en stelt het financieel verslag op dat wordt voorgelegd aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering.

7) Het houden van registers :

          71 - Rekeningenregister :

De vereniging beschikt over een bankrekening (appendix 1). De voorzitter kan zo nodig de bevoegdheid overdragen tot het ondertekenen van cheques.
Alle boekhoudkundige handelingen worden vermeld in een openbaar register dat in het bijzonder dagelijks bijgehouden wordt door de penningmeester bij de statutaire zetel van de vereniging.
De belangrijke uitgaven worden voorgesteld en beslist door de raad van bestuur. De voorzitter heeft volmacht van de raad voor de kosten voor de werking van het bureau, voor de opgevoerde uitgaven van de internetsite en voor de kosten van de oprichting en de publiciteit van de vereniging.
De rekeningen van de vereniging worden regelmatig medegedeeld aan de leden door middel van het informatiebulletin.

          72 - Register van overleggen :
Elk overleg zal in afschrift worden opgenomen door de secretaris in chronologische volgorde in een speciaal openbaar register. In het geval van stemming, zullen de kwesties worden weergegeven net als de resultaten van de stemming. De P.V. van de zittingen worden geparafeerd door de secretaris en de voorzitter. Het register wordt bewaard bij de statutaire zetel.

          73 - Bijzonder register :
Register bijgehouden bij de statutaire zetel van de vereniging waarin worden vermeld alle genomen wijzigingen in de directie en het bestuur van de vereniging, alsmede de aangebrachte wijzigingen in de statuten. Het zal de vermelding bevatten van de data van uitgereikte ontvangstbewijzen door de prefectuur.

8) Algemene ledenvergaderingen :

De gewone algemene ledenvergadering komt bijeen, in principe, een maal per jaar, op oproep van de voorzitter.

Ten minste 15 dagen voor het houden van de vereniging, zal een convocaat worden gezonden per email aan alle leden van de vereniging die de ontvangst moeten bevestigen met hetzelfde middel. Het convocaat zal eveneens worden aangekondigd op de internetsite en in het informatiebulletin. De leden zullen het bureau moeten inlichten over hun voornemen om wel of niet deel te nemen aan deze ledenvergadering. Zij zal de datum, het tijdstip en de plaats bevatten en het elektronische middel van de ledenvergadering evenals de agenda.

De sympathisanten van de vereniging kunnen stemmen langs elektronische weg op de internetsite. Stemming per volmacht is niet toegestaan.

De bijzondere algemene ledenvergadering komt bijeen onder de omstandigheden van artikel 8 van de statuten. De wijzen van bijeenroepen, bijeenkomst en stemming zijn gelijk aan die van de gewone algemene ledenvergadering.

9) Schrapping :

In het geval van een ernstige misstap, wordt de schrapping niet door de raad van bestuur besproken, dan nadat het lid is uitgenodigd om schriftelijk uitleg te geven voordat de schrapping zal worden besproken door de raad van bestuur.
De schrapping wordt uitgesproken door de raad van bestuur.

Dit reglement zal kunnen worden gecompleteerd door verschillende aantekeningen opgesteld door het bureau over nadere kwesties met betrekking tot een activiteitenaspect van de vereniging.

TE LODEVE, 16 juni 2003.

                                                                                                                                                                             Appendix 1

---------------------------------------------
Statutaire zetel :
Association " Mémoire du cyclisme "
bij dhr. MAGNIER Dominique
130, rue Faidherbe - E54
59650 VILLENEUVE D'ASCQ
---------------------------------------------
Verenigingsbureau :

email : dominique@memoire-du-cyclisme.net

Voorzitter en penningmeester
Dhr. MAGNIER Dominique
130, rue Faidherbe - E54
59650 VILLENEUVE D'ASCQ

Secretaris
Dhr. PICQ Pierre
4, rue Gustave Charpentier
94240 L'HAY LES ROSES

--------------------------------------------
Raad van bestuur :

Leden van rechtswege :

M.MAGNIER Dominique,
dominique@memoire-du-cyclisme.net

M.PICQ Pierre
pierrot@memoire-du-cyclisme.net

M.HAFFREINGUE Hervé
herve@memoire-du-cyclisme.net

M.ZINGONI Philippe
zingo@memoire-du-cyclisme.net

M.DEBREILLY Maxime
maxime@memoire-du-cyclisme.net

Gekozen leden :
M.BEOUTIS Didier
didier@memoire-du-cyclisme.net

M.GIRARD Frédéric
fred1384@wanadoo.fr

-------------------------------------------
Bankgegevens :
Bank : Crédit Lyonnais
Kantoor : Lodève